Ecaterina-Milica DOBROTĂ – Vicepreşedinte AEXA
Revista AEXA – iulie-august 2016
Normele de aplicare a legii achiziţiilor conţin, pe lângă explicitări ale etapelor de derulare a procedurilor de atribuire a contractelor, şi reguli de planificare/pregătire a achiziţiei şi de implementare a contractului .
Întrucât prevederile din cele trei legi sunt aproximativ identice, din punct de vedere a etapelor menţionate mai sus, ne vom raporta în acest articol doar la dispoziţiile din HG nr. 395/2016, cele din domeniu sectorial și al concesiunilor fiind ușor de identificat în actul normativ ce le reglementează.
La acest moment, când se încearcă inițierea procedurilor în temeiul noilor dispoziții legale, din cele trei etape de mai sus, o îngrijorare deosebită o produce partea de planificare, respectiv acțiunile pe care trebuie să le deruleze autoritatea contractantă înainte de publicarea anunțului de participare.
Legiuitorul, la art. 9 din normele aprobate prin HG nr. 395/2016, a încadrat planificarea în intervalul cuprins între:
– identificarea necesităţilor, a elaborării referatelor de necesitate şi
– aprobarea de către conducătorul autorităţii contractante/unităţii de achiziţii centralizate a documentaţiei de atribuire, inclusiv a documentelor-suport, precum şi a strategiei de contractare pentru procedura respectivă.
Astfel, pentru inițierea unei proceduri, autoritatea trebuie, în primul rând, să identifice necesitatea, elaborând un referat în acest sens. Sarcina întocmirii referatului revine solicitantului achiziției, a celui care a ridicat problema oportunității contractării, de obicei, responsabilul cu implementarea contractului. Referatul odată aprobat, achiziția intră în linie dreaptă.
Însă, pentru a se iniția achiziția, dar și pentru a cumpăra în condițiile cele mai avantajoase, este necesară o echipă care să elaboreze documentația de atribuire, să stabilească riscurile și constrângerile contractului, să decidă asupra condițiilor contractuale, a modului de implementare a contractului, impunându-se o documentare a deciziilor din etapa de planificare/pregătire a achiziţiei.
Pentru a rezolva aceste probleme și pentru a preîntâmpina altele, se impune, prin art. 9 alin. (2) din HG nr. 395/2016, elaborarea unei strategii de contractare, document ce face parte din dosarului achiziției. Sarcina întocmirii acestui document revine, deși nu este explicit menționată în norme, persoanei din cadrul compartimentului de achiziții, responsabilă de inițierea procedurii.
Strategia de contractare se întocmește pentru fiecare procedură a cărei valoare este cel puțin egală cu pragurile valorice stabilite pentru cumpărările directe (132.519 lei, fără TVA, la produse sau servicii, respectiv 441.730 lei, fără TVA, la lucrări).
Documentul trebuie să fie structurat pe următoarele secțiuni:
a) relaţia dintre obiectul, constrângerile asociate şi complexitatea contractului (un exemplu ar fi cel de includere a unei scurte descrieri a contractului care să se regăsească în obiectul contractului, precum și specificul acestuia);
b) resursele disponibile la nivel de autoritate contractantă pentru derularea activităţilor din etapele procesului de achiziţie publică (exemplu: menționarea compartimentelor din cadrul entității care au participat la elaborarea documentației de atribuire; dacă se va apela la unităţi centralizate sau la un furnizor de servicii de achiziţie);
c) procedura de atribuire aleasă, precum şi modalităţile speciale de atribuire a contractului de achiziţie publică asociate (exemplu: licitație deschisă);
d) tipul de contract propus şi modalitatea de implementare a acestuia (exemplu: contract de furnizare, iar modalitatea de implementare prin recepția produselor la sediul achizitorului, verificarea lor cantitativă, vizuală etc);
e) mecanismele de plată în cadrul contractului, alocarea riscurilor în cadrul acestuia, măsuri de gestionare a acestora, stabilirea penalităţilor pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea defectuoasă a obligaţiilor contractuale (exemple: acordarea unui avans de 15% din valoarea contractului, plata după fiecare livrare; modalități de acoperire a riscurilor în caz de neexecutare a contractului; includerea unei asigurări împotriva diverselor riscuri; perceperea de penalități ca procent din valoarea contractului pentru fiecare zi întârziere, etc.);
f) justificările privind determinarea valorii estimate a contractului/acordului-cadru, precum şi orice alte elemente legate de obţinerea de beneficii pentru autoritatea contractantă şi/sau îndeplinirea obiectivelor comunicate la nivelul sectorului administraţiei publice în care activează autoritatea contractantă (exemplu: stabilirea valorii prin studiu de piață, cumulându-se valoarea echipamentelor cu cheltuielile de transport și instalare; precizarea elementelor din deviz ce au stat la baza valorii estimate, cu menționarea separată a cheltuielilor diverse și neprevăzute);
g) justificările privind alegerea procedurii de atribuire în situaţiile aplicării negocierii competitive/ dialogul competitiv/ parteneriatul pentru inovare/ negocierea fără publicare prealabilă/ concursul de soluţii.
h) decizia de a nu utiliza împărţirea pe loturi (exemplu: contractul are ca obiect furnizarea unei singure categorii de produse și nu este posibilă împărțirea pe loturi fără inconveniente financiare și economice);
i) criteriile de calificare privind capacitatea (se va justifica numai alegerea criteriilor privind capacitatea de exercitare a activităţii profesionale, situaţia economică şi financiară, capacitatea tehnică şi profesională; motivele de excludere din lege nu fac parte din criteriile de calificare privind capacitatea);
j) criteriile de selecţie, după caz;
k) criteriul de atribuire şi factorii de evaluare utilizaţi (exemplu: justificarea alegerii criteriului costul cel mai scăzut/ cel mai bun raport calitate-preţ/cel mai bun raport calitate-cost/raport calitate-preț; justificarea factorilor de evaluare, cum ar fi garanția produselor, condițiile de livrare, etc.);
l) obiectivul din strategia locală/regională/naţională de dezvoltare la a cărui realizare contribuie contractul/acordul-cadru respectiv, dacă este cazul (exemplu: contractul face parte din PNDR 2020);
m) orice alte elemente relevante pentru îndeplinirea necesităţilor autorităţii contractante.
După cum se observă, strategia de contractare reprezintă un document cumulativ al tuturor notelor justificative necesare inițierii procedurii. Avantajul major al documentului constă în stabilirea, încă de la început, a personalului ce va fi implicat atât în demararea procedurii cât și în executarea contractului, precum și a liniilor directoare ce guvernează procedura de atribuire și contractul.
Strategia de contractare se va încărca în SEAP, odată cu documentația de atribuire, la secțiunea omonimă, fiind obiect de evaluare al ANAP, în ceea ce privește procedura de atribuire aleasă, modalităţile speciale de atribuire a contractului de achiziţie publică asociate, dacă este cazul; justificările privind alegerea procedurii de atribuire în situaţiile prevăzute la art. 69 alin. (2) – (5) din Lege şi, după caz, decizia de a reduce termenele în condiţiile legii, decizia de a nu utiliza împărţirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea şi, după caz, criteriile de selecţie, criteriul de atribuire şi factorii de evaluare utilizaţi.
Documentul detaliat mai sus nu trebuie confundat însă cu strategia anuală de achiziției publică.
Cele două sunt diferite din punct de vedere al conținutului dar și al momentului în care se întocmesc:
– Strategia anuală de achiziției publică (art. 10 alin. (2-4) HG nr. 395/2016):
o conține totalitatea proceselor de achiziţie publică planificate a fi lansate de o autoritate contractantă pe parcursul unui an bugetar;
o se întocmește în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de achiziţie publică cuprinse în aceasta;
o poate fi modificată sau completată ulterior.
– Strategia de contractare (art. 9 HG nr. 395/2016):
o se întocmește pentru fiecare procedură a cărei valoare este cel puțin egală cu pragurile valorice stabilite pentru cumpărările directe și se încarcă în SEAP, împreună cu documentația de atribuire;
o conține elemente necesare inițierii și derulării procedurii de atribuire precum și reguli de implementare a contractului;
Așadar, față de legea veche din domeniu, compartimentul de achiziție publică are ca sarcini suplimentare și elaborarea strategiei anuale de achiziției publică, precum și completarea secțiunilor de la literele a)-b), d)-e), h), l) dintr-un nou document, respectiv în strategia de contractare.
]]>
