Daniel JURJ – Vicepreşedinte AEXA
Revista AEXA – martie 2016
Jorge Lynch
Jorge Lynch este pasionat de îmbunătățirea continuă a managementului achizițiilor publice și a practicii, având aproape 30 de ani de experiență în gestionarea proiectelor mari și complexe din Africa, America Latină, Asia de Sud- Est și Pacific.
Este fondator al blogului de achiziții publice „The Procurement Classroom”, link http://procurementclassroom.com/, blog pe care publică e-cursuri pentru debutanții și aspiranții în achiziții publice, pentru a-i ajuta să-și dezvolte o bază solidă pe care să construiască o carieră de succes ca viitori profesioniști în domeniul achizițiilor.
În articolul său „7 Things to do to Quickly Become Proficient When You Are a Newly Appointed and Inexperienced Public Procurement Practitioner”, Jorge Lynch are șapte sfaturi pentru debutanți, pentru a atinge rapid nivelul de competență în managementul achizițiilor publice:
Prezentul material reprezintă o traducere în limba română, efectuată cu acordul lui Jorge Lynch, după articolul său „7 Things to do to Quickly Become Proficient When You Are a Newly Appointed and Inexperienced Public Procurement Practitioner”, material față de care acesta își declină orice responsabilitate privind conținutul și calitatea traducerii. Documentul original, se regăsește la link
http://procurementclassroom.com/becoming-proficient/
1. ÎNVAȚĂ NORMELE DE ACHIZIȚII PUBLICE
Achizițiile publice sunt reglementate printr-un cadru legislativ (norme de achiziții), constând dintr-o lege și normele de aplicare. Acestea sunt dezvoltate în continuare în politici și proceduri, manuale și ghiduri de achiziție și de administrare a contractului, inclusiv documentele standard de licitație, care sunt utilizate pentru a invita operatorii economici să participe la procedură cu oferte și propuneri. Limbajul politicilor de achiziții publice, procedurile, ghidurile, manualele și documentele standard de licitație trebuie să se alinieze la reglementările legale privind achizițiile publice. Conformarea la normele privind achizițiile publice este obligatorie iar abaterile sunt sancționate prin lege.
Prin urmare, trebuie să studiezi și să te familiarizezi cu aceste documente, deoarece ele se referă la activitatea ta și la modul în care ar trebui să o desfășori. Trebuie să începi cu legea privind achizițiile, apoi se poate studia manualul de achiziții publice (sau manuale, în cazul în care există mai multe), apoi documentele standard de licitație pentru fiecare dintre categoriile de achiziții (bunuri, servicii sau lucrări de infrastructură) cu care se anticipează că se va lucra.
Trebuie studiate toate normele care reglementează achizițiile publice, de la identificarea unei cerințe până la finalizarea execuției unui contract de achiziție publică, iar uneori, inclusiv eliminarea, reutilizarea și distrugerea bunurilor achiziționate.
2. ÎNVAȚĂ PRINCIPIILE ACHIZIȚIILOR PUBLICE ȘI RESPECTĂ CODUL DE CONDUITĂ
Principiile de achiziții sunt fundamentul achizițiilor publice. Trebuie să ajungi să le cunoști bine, chiar dacă acestea nu sunt precizate în mod clar în normele de achiziții publice. Trebuie respectat, de asemenea, codul de conduită, care ar trebui să se bazeze pe principiile de achiziții. Oricum, cu toate că cele mai multe organizații care efectuează proceduri de achiziții au un cod de conduită, sunt multe care nu au un astfel de cod. Deci, va trebui să fii ghidat în primul rând de principiile de achiziție.
Ca practician de achiziții publice, funcționar sau specialist, trebuie să ai o înțelegere clară a principiilor privind achizițiile publice și să știi cum să le aplici pentru a ghida deciziile legate de achiziții publice. Prin integrarea acestor principii în etica muncii, rezultatele deciziilor tale vor fi întotdeauna în conformitate cu obiectivul achizițiilor publice.
Ca practician de achiziții publice ești, de asemenea, funcționar public. Gestionezi fonduri publice, ești obligat printr-un cod etic de conduită și ești responsabil pentru ceea ce faci sau nu reușești să faci atunci când gestionezi aceste fonduri.
3. ÎNȚELEGE SISTEMUL DE ACHIZIȚII PUBLICE
Ceea ce se numește de obicei procesul sau ciclul de achiziții publice este într-adevăr un sistem de achiziții alcătuit din diferite (sub) procese care sunt completate în etape succesive. Este important pentru tine să înveți toate procesele în care vei fi implicat și mai ales cele pentru care ești responsabil.
Unele procese importante pe care e nevoie să le înveți sunt următoarele:
• Procesul de achiziții directe
• Procesul de licitare și selecție
• Procesul de aprobare a:
• necesarului de achiziții
• selectării procedurii
• caietului de sarcini
• criteriilor de evaluare
• documentelor de evaluare
• modelelor de contracte
• Procesul de evaluare al ofertelor
• Procesul de evidență al documentelor
4. ELABOREAZĂ ȘI UTILIZEAZĂ LISTE DE VERIFICARE
În cazul în care ești norocos, pot exista câteva liste de verificare, printre unele dintre documentele cadru legale la care vei avea acces și pe care trebuie să le utilizezi. Unele dintre ele vor fi de ajutor și ușor de aplicat, altele vor fi confuze. Recomand să îți dezvolți propriile liste de control pentru diferitele proceduri și procese pe care le-ai analizat în documentele de lucru, și pentru cele care au fost predate într-un cadru formal de formare, sau pentru cele învățate din propriile studii.
Listele de verificare sunt importante pentru dezvoltarea ta profesională ca practician de achiziții. Atunci când acestea sunt dezvoltate și utilizate în mod corespunzător, ele vor permite să îți amintești toate măsurile necesare pentru a finaliza un proces, astfel încât să nu trebuie să te bazezi pe memorie. Acest lucru este foarte important în achizițiile publice în cazul în care există mai multe etape diferite care trebuie urmate, având în vedere că în cazul în care lipsește un pas acest lucru ar putea fi interpretat greșit și să fie un motiv de discuții sau chiar de măsuri disciplinare.
Ar trebui să încerci să dezvolți liste de control simple, folosind propriile cuvinte bazate pe înțelegerea ta, pentru a te ajuta să îți amintești ce trebuie făcut, când și de către cine, în diferitele procese pentru care ești responsabil sau în care ești implicat.
Câteva exemple de cazuri în care se se pot dezvolta liste de control sunt:
• Cum să se pregătească un anunț (Ce trebuie să conțină? Care este procesul de aprobare și cât timp va dura?)
• Cum să se pregătească un document de licitație (Care este procesul de aprobare și cât timp durează?)
• Unde începe procesul de achiziție și unde se termină?
• Pregătirea unui plan de achiziții. Cum se face?
• Pregătirea unui program de achiziții publice. Cum se face?
• Care sunt diferitele lucruri care au nevoie de aprobare, cine și când le aprobă?
• Procedeul de selectare a unei proceduri de achiziție; cum se face?
• Dezvoltarea și completarea înregistrării achiziției și contractului, cum se face?
Așa cum ai putut realiza până acum, este esențial să îți pui (și alte) întrebări, să iei notițe și să dezvolți liste de verificare pentru referințe ulterioare. De asemenea, este important să se verifice răspunsurile la întrebări cu un document scris. Cunoașterea sursei de referință este vitală. În achizițiile publice, regulile care trebuie urmate ar trebui să fie scrise. Trebuie să te asiguri că știi unde ai confirmarea informațiilor pe care le primești, pentru a te asigura că dezvolți liste de verificare cu informații probate.
5. FII ORGANIZAT
În cadrul managementului achizițiilor publice, vei avea de lucru cu clienți interni și externi, diferite departamente administrative, contractori, furnizori și prestatori de servicii, precum și cu alte părți interesate. Vei avea, de asemenea, de lucru cu diferite cerințe de achiziții în diferite etape ale procesului de achiziție. Aceste sarcini pot deveni foarte copleșitoare dacă nu sunt organizate.
În continuare, unele dintre aplicațiile pe care le folosesc pentru a-mi organiza munca (și viața personală):
• Pentru a-mi organiza munca, a scrie idei și a lua notițe, eu folosesc aplicația WorkFlowy. Mi se pare că este foarte simplu de utilizat pentru păstrarea listelor de rezolvat (și tot felul de liste), și eu, de asemenea, îl folosesc pentru a întocmi liste de verificare.
• Eu folosesc Google Calendar pentru a seta atenționări de date importante pentru diferite cerințe de achiziții la care lucrez la un moment dat. Acesta poate fi, de asemenea, folosit pentru a trimite atenționări altor persoane cu privire la sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească. Pot fi folosite și alte tipuri de calendare electronice.
Exemple de informații cu privire la care puteți crea atenționări pe calendar sunt:
• Data când este de așteptat să înceapă o procedură de achiziție (ca un memento pentru tine sau altcineva dacă nu ești responsabil)
• Data când o anumită achiziție trebuie demarată prin publicare
• Datele reuniunilor de pre-licitație și / sau vizite la fața locului
• Termenul limită pentru a răspunde la solicitările de clarificari din partea ofertanților
• Data depunerii ofertelor
• Data deschiderii ofertelor
Presupunând că utilizezi un computer, ai nevoie să dezvolți un sistem logic de evidență pentru documentele pe care le pregăteșți, și să încerci să le protejezi de pierderi, prin stocarea celor mai importante în Cloud, precum și pe hard disk, pentru a le proteja în caz de erori ale unității de hard sau de deteriorare a computerului. În funcție de organizația ta, ți se poate cere să stochezi anumite documente numai pe serverul organizației, astfel încât va trebui să te informezi în acest sens.
Pentru stocarea documentelor în Cloud, eu folosesc Dropbox și, într-o măsură mai mică, Google Drive. Cu ambele vei obține mai mulți GB de spațiu de lucru liber, astfel încât nu trebuie să plătești pentru utilizarea lor.
Am folosit WorkFlowy, Dropbox și GoogleCalendar pentru mai mulți ani, la diferite proiecte și le recomand cu încredere.
6. GĂSEȘTE-ȚI UN ÎNDRUMĂTOR
Fiind nou la locul de muncă, cineva va fi/ar trebui să fie acolo să te învețe ce trebuie să faci, dar nu depinde de asta. Fă-ți ceva timp ca să ajungi să cunoști persoanele cu care vei lucra și pe cea care pare a fi cea mai bine pregătită și încearcă să înveți cât de mult poți de la acea persoană. E chiar posibil să trebuiască să cauți un mentor din afara organizației.
Încearcă să înveți cât de mult poți de la cei care sunt dispuși să te învețe, și fă un efort să verifici ceea ce ți se spune, pentru a determina dacă acest lucru este în conformitate cu normele privind achizițiile publice. Nu prelua pur și simplu ceea ce ți se spune. Verifică informațiile care îți sunt oferite.
În achizițiile publice, cel mai mult din ceea ce trebuie să faci ar trebui să se regăsească în scris într-un document. De aceea sunt foarte rare cazurile în care nu există linii directoare pentru ce trebuie făcut într-o anumită anumită situație dată. Atunci când se întâmplă acest lucru, decizia cu privire la modalitatea de lucru nu va fi a ta. Va fi decizia superiorilor, a unui expert în achiziții publice, sau a unei autorități de aprobare.
Pune întrebări. Multe întrebări. Nu-ți fie teamă să te repeți. De asemenea, ascultă cu atenție răspunsurile la întrebările tale. Ia notițe și dezvoltă liste simple de verificare, acolo unde este posibil, care-ți vor servi ca un memento și pentru referințe ulterioare.
7. STRADUIEȘTE-TE PENTRU ÎMBUNĂTĂȚIRE CONTINUĂ
Continuă să citești și să studiezi. Niciodată nu crede că știi totul. Învățarea continuă și dezvoltarea profesională prin lectură și prin încercarea de a-i învăța pe practicienii mai puțin experimentați, este esențială. Înveți mult mai mult, învățând pe altcineva. Așa că, continuă să citești și transmite și altora ceea ce ai învățat. Cu cât predai mai mult, cu atât mai mult înveți. Cu cât știi mai mult, cu atât mai bine pentru organizația ta și pentru dezvoltarea carierei tale.
„Your Professional Development is Your Responsibility”- Jorge Lynch
]]>
