Pseudosedinta de deschidere a ofertelor la procedurile on line

Autor: Economist Ecaterina Milica Dobrota

Se ştie că procedurile de achiziţii publice se pot derula fie integral prin mijloace electronice- on line, prin postarea ofertelor în SEAP, fie în mod clasic- off line, prin depunerea documentelor la sediul autorităţii contractante.

Odată cu alegerea procedurii, cum ar fi licitaţia deschisă ori cererea de oferte, autoritatea contractantă trebuie să precizeze şi dacă aceastea vor fi on line sau off line.

Deşi avem de a face cu un singur tip de procedură, de exemplu licitaţie deschisă, etapele desfăşurării sunt, în unele privinţe, diferite la on line şi off line.

În prezentul articol vom analiza cele mai importante deosebiri, sesizate la prima şedinţă a comisiei de evaluare, referitoare la momentul deschiderii ofertelor şi procesul verbal aferent acestei activităţi.

Legislaţia din domeniul achiziţiilor publice interzice accesul la oferte până la data limită de deschidere a lor, publicată în anunţul de participare.

Pentru procedurile off line, autoritatea contractantă (prin comisia de evaluare) are obligaţia deschiderii ofertelor la momentul anunţat în invita de atribuire.

În cazul aplicării procedurilor on line, ora de deschidere este impusă de către operatorul SEAP: 16 sau 18 (nu de puţine ori, autorităţile contractante au încercat să respecte termenul, derulând „şedinţa de deschidere” începând cu ora 18, pâna la parcurgerea tuturor participanţilor- uneori chiar 15). La acel moment, programul de lucru al autorităţile contractante este deja terminat. Pentru a evita astfel de situaţii, majoritatea autorităţilor amână accesul la documente pentru a doua zi sau mult mai târziu.

Mai poate fi, însă, respectat la on line art. 80 din ordonanţă: „Autoritatea contractantă deschide ofertele la data, ora şi adresa indicate în anunţul de participare sau în erată, dacă este cazul, cu excepţia situaţiei în care termenul de depunere a ofertelor a fost decalat în urma suspendării procedurii.?” E obligatorie o astfel de şedinţă pentru procedurile on line?

În 7 mai 2012, ANRMAP a publicat pe siteul omonim punctul său de vedere, privitor la întrebarea de mai înainte:

„Potrivit prevederilor din HG nr. 1660/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din OUG nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare, procedurile aplicate integral prin mijloace electronice se desfăşoară, în cea mai mare parte a lor, prin intermediul Sistemului Electronic de Achiziţii Publice, aplicarea unei astfel de proceduri electronice având avantajul de a a simplifica activitatea comisiei de evaluare, oferind, în acelaşi timp o maximă transparenţă, sistemul electronic asigurând trasabilitatea oricăror documente comunicate acestuia.

Paşii care trebuie urmaţi în aplicarea unei proceduri electronice sunt stabiliţi în cuprinsul actului normativ mai sus menţionat, document care nu face nicio referire la existenţa, ca parte a unei proceduri electronice a şedinţei de deschidere a ofertelor.

Lipsa şedinţei de deschidere, ca etapă dintr-o procedură aplicată integral electronic, îşi are motivaţia în faptul că în cadrul acestui tip de procedură, ofertele sunt transmise numai în format electronic (art. 17), până la o dată limită prevăzută în cadrul documentaţiei de atribuire. HG nr. 1660/2006 prevede două faze distincte în ceea ce priveşte evaluarea ofertelor depuse, prima etapă fiind reprezentată de evaluarea din punct de vedere al criteriilor de calificare (art. 20) şi evaluarea tehnică (art. 21), iar în cadrul celei de-a doua faze, autoritatea contractantă are posibilitatea de a evalua ofertele financiare.

Având în vedere cele de mai sus, în cadrul procedurii aplicate integral prin mijloace electronice, nu există ca etapă în desfăşurarea acesteia şedinţa de deschidere a ofertelor, şi pe cale de consecinţă, comisia de evaluare nu are posibilitatea de a întocmi un proces-verbal de deschidere a ofertelor.”

Concluzionând, conform instrucţiunilor date de legiuitor, procedurilor on line nu li se impune derularea unei şedinţe de deschidere. Comisia poate trece direct la analizarea fiecărei oferte, fără a mai întocmi un proces verbal, unde ar fi trebuit să consemneze şi documentele depuse de participanţi, aşa cum e statutat prin art. 33 alin. (4) din HG nr.925/2006.

Nefiind impus un termen de deschidere, până când poate fi amânată operaţiunea?

În nenumărate situaţii, numărul ofertelor fiind destul de mare, comisia are nevoie de cel puţin o săptămână pentru a întocmi un prim proces verbal în care va înscrie modul de îndeplinire a cerinţelor de calificare, documentele depuse, solicitările de clarificări etc.

Dar, până la examinarea documentelor fiecărui operator economic, OUG nr. 34/2006 şi normele sale de aplicare obligă la efectuarea următoarelor activităţi:

– publicarea în SEAP a datelor de identificare ale participanţilor[1], în maxim 5 zile de la termenul limită de depunere a ofertelor;

– verificarea garanţiilor de participare: nu poate fi acceptat niciun ofertant ce nu a constituit garanţia aşa cum s-a solicitat în documentaţia de atribuire;

–  verificarea depunerii ofertelor cu semnătură electronică.

Dacă oricare dintre condiţiile anterioare nu ar fi îndeplinită, iar operatorul economic ar fi declarat admisibil, comisia ar încălca principiul tratamentului egal, raportat la restul ofertanţilor.

Dar orice decizii ar lua comisia de evaluare, cum ar fi şi cele de mai sus, trebuie să le precizeze într-un act, general numit proces verbal[2].

Prin urmare, se remarcă, şi la on line, necesitatea întocmirii unui prim document, cu elemente proprii celui de la şedinţa de deschidere pentru off line.

Să nu uităm, de asemenea, că imediat ce au fost cunoscute datele de identificare ale participanţilor pot fi sesizate conflicte de interese între aceştia şi membrii comisiei. Membrii aflaţi într-un astfel de conflict de interese sunt obligaţi să se retragă din evaluare. Or, această acţiune trebuie şi ea semnalată tot într-un înscris: primul proces verbal al evaluării. Altfel, analizarea ofertelor ar fi viciată.

Cea de a doua diferenţă majoră, aferentă primei şedinţe de la off line şi on line, este dată de conţinutul respectivului proces verbal.

La off line, art. 33 alin. (4) din HG nr.925/2006 impune: „Şedinţa de deschidere se finalizează printr-un proces-verbal semnat de membrii comisiei de evaluare şi de reprezentanţi ai operatorilor economici prezenţi la şedinţă, în care se consemnează modul de desfăşurare a şedinţei respective, aspectele formale constatate la deschiderea ofertelor, elementele principale ale fiecărei oferte, consemnându-se totodată lista documentelor depuse de fiecare operator economic în parte.”

La on line, aşa cum am amintit anterior, o primă şedinţă ar putea fi doar pentru înregistrarea garanţiilor de participare şi a datelor participanţilor.

La off line, primul înscris trebuie să conţină şi documentele depuse de toţi ofertanţii, fiind obligatorie şi transmiterea procesul verbal către concurenţi.

În consecinţă, se observă că la acelaşi tip de procedură, de exemplu licitaţie deschisă, modul de lucru e total diferit:

–  la on line, ofertanţii nu vor cunoaşte poate niciodată documentele depuse de adversari, doar dacă vor solicita accesul la dosarul procedurii ori dacă vor contesta rezultatul;

– la off line, toţi ofertanţii, fie că au participat sau nu la şedinţa de deschidere, primesc procesul verbal, în care s-au specificat documentele depuse de aceştia;

– la on line, trasabilitatea acţiunilor este asigurată de SEAP.

Comparând cele două maniere de lucru, sesizăm că, la off line, acţiunea de menţionare a documentelor produce o complicare inutilă a şedinţei de deschidere. Oricum, pe parcursul evaluării, funcţie de informaţiile existente în oferte, se pot solicita diverse dovezi.

Inutilitatea notării listei documentelor şi, implicit necesitatea eliminării obligaţiei corelative, a fost o problemă ridicată de mulţi dintre actorii implicaţii în achiziţiile publice. În acest sens, proiectul de modificare a HG nr. 925/2006 conţine o transformare a art. 33 alin. (4): „Şedinţa de deschidere se finalizează printr-un proces-verbal semnat de membrii comisiei de evaluare şi de reprezentanţi ai operatorilor economici prezenţi la şedinţă, în care se consemnează modul de desfăşurare a şedinţei respective, aspectele formale constatate la deschiderea ofertelor, preţul şi elementele principale ale fiecărei oferte cu privire la aplicarea criteriului de atribuire în măsura în care acestea sunt cuantificabile, precum şi existenţa unor informaţii confidenţiale declarate de ofertanţi.”

O schimbare cât mai rapidă a art. 33 ar fi binevenită, ţinând cont că numărul concurenţilor este destul de mare, iar autorităţile contractante solicită, prin fişa de date, un volum ridicat de documente în dovedirea îndeplinirii cerinţelor de calificare, a propunerilor financiare şi tehnice.