Ec. Ecaterina Milica DOBROTĂ
Activitatea comisiei de evaluare se reflectă în documentele întocmite de aceasta, din momentul deschiderii ofertelor şi până la atribuirea contractului: procesul verbal al şedinţei de deschidere, procese verbale intermediare de evaluare, solicitări de clarificări, eventual o notă justificativă de prelungire a perioadei de evaluare, probabil o notă de solicitare suplimentare fonduri, raportul procedurii, comunicări ale rezultatului procedurii. Toate acestea, pentru a avea calitatea de înscrisuri oficiale, trebuie semnate, datate şi înregistrate la autoritatea contractantă.
Înainte însă de a deschide ofertele, fiecare membru al comisiei de evaluare trebuie să completeze o declaraţie de confidenţialitate şi imparțialitate. După cum impune art. 75 alin. (1) din HG nr.925/2006: ”Comisia de evaluare şi membrii cooptaţi au obligaţia de a semna pe propria răspundere o declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate prin care se angajează să respecte prevederile art. 74 şi prin care confirmă că nu se află într-o situaţie care implică existenţa unui conflict de interese.”
Prin Ordinul nr. 302/2011, ANRMAP a standardizat numai formatul procesului verbal al şedinţei de deschidere şi al raportului procedurii de atribuire. Deşi comisia întocmeşte şi alte înscrisuri.
Până la apariţia acestui act normativ, autorităţile contractante utilizau modelele din Ordin nr. 155/2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică (abrogat prin Ordinul ANRMAP nr. 80/30.04.2009).
Diferenţele dintre cele două ordine au provocat o adevărată revoluţie în stilul de lucru al comisiilor de evaluare.
În opinia mea, documentele instituite de Ordin 302 reflectă, întradevăr, modalitatea concretă şi corectă în care trebuie analizate ofertele, noul act fiind un instrument de lucru absolut necesar comisiei de evaluare.
Nu voi prezenta, în expunerea de faţă, ceea ce se regăseşte în Ordinul nr.302/2011, doar voi interveni cu elemente suplimentare, pe care le consider necesare a fi consemnate în evaluare.
În procesul verbal al şedinţei de deschidere, aşa cum ne indică art. 33 alin. (4) din HG nr.925/2006, „se consemnează modul de desfăşurare a şedinţei respective, aspectele formale constatate la deschiderea ofertelor, elementele principale ale fiecărei oferte, consemnându-se totodată lista documentelor depuse de fiecare operator economic în parte.”
O primă sugestie o voi face asupra identificării si înregistrării caracteristicilor fiecărei garanţii de participare: tipul documentului, valoarea, valabilitatea (pentru scrisoarea de garanţie bancară şi poliţa de asigurare).
În acest mod, comisia poate face dovada respectării condiţiilor de participare ale ofertanţilor şi, totodată, motivul unei eventuale respingeri, cauzată de neconstituirea garanţiei în cuantumul, forma şi pentru perioada de valabilitate solicitată în documentaţia de atribuire.
Un alt punct ce trebuie atins în PV al şedinţei de deschidere este legat de aducerea la cunoştinţa participanţilor a denumirii tuturor operatorilor economici implicaţi, fie că sunt ofertanţi/candidaţi, ofertanţi asociaţi, subcontractanţi ori terţi susţinători.
Acest lucru e util şi din perspectiva respectării noii dispoziţii inclusă în OUG nr. 34/2006: art. 69^2 alin. (2) „Autoritatea contractantă publică în SEAP denumirea şi datele de identificare ale ofertantului/candidatului/ofertantului asociat/subcontractantului/terţului susţinător, în termen de maximum 5 zile de la expirarea termenului-limită de depunere a candidaturilor/ofertelor, cu excepţia persoanelor fizice, pentru care se publică numai numele.”
În acest sens, comisia trebuie să înscrie în acest PV numele tuturor ofertanţilor/ candidaţilor, a asociaţilor, subcontractanţilor, terţilor susţinători. Având numele tuturor participanţilor la procedura, va fi o bagatelă pentru autoritatea contractantă publicarea în SEAP a acestora.
Atrag atenţia asupra modului de respectare a prevederii art. 69^2 alin. (2): în SEAP trebuie inclus un document doar cu numele participanţilor. În niciun caz nu se va posta procesul verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor. Aceasta este o greşeală frecvent întâlnită de la publicarea OUG nr.77/2012. Confuzia este produsă chiar de operatorul SEAP ce a creat un fişier intitulat „Procese verbale/ Declaraţii”. Dar nicăieri în legislaţie nu se impune afişarea proceselor verbale. Din contră, afişarea acestui document ar stârni discuţii inutile, presupuneri, speculaţii până la atribuirea contractului.
Mai mult, afişarea oricărui proces verbal ar conduce la nerespectarea, de către membrii comisiei de evaluare, a celor declarate de aceştia înainte de deschiderea ofertei: păstrarea confidenţialităţii asupra conţinutului ofertelor, precum şi asupra oricăror alte informaţii prezentate de către candidaţi/ofertanţi.
Referitor la lista documentelor depuse de fiecare operator economic, comisia trebuie să consemneze doar existenţa lor în procesul verbal de deschidere, fără a da citire informaţiilor din cadrul acestora.
Este incorect a se înscrie, de exemplu, cifra de afaceri prezentată de un ofertant ori valoarea contractelor depuse pentru dovedirea experienţei similare. Dezvăluirea unor astfel de date ar conduce, din nou, la încălcarea confidenţialitatea asupra conţinutului ofertelor.
Nu trebuie uitate nici documentele depuse de fiecare subcontractant ori terţ susţinător. În practică s-a constatat neconsemnarea declaraţiilor subcontractantului ori terţului susţinător, privind neîncadrarea în prevederile art.180, 181, 69.1 din OUG nr.34/2006, după caz.
Aşa cum se ştie, la procedurile on line, nu se impune întocmirea unui PV al şedinţei de deschidere. Dar şi la o astfel de procedură, consider oportun a se consemna şi verifica, mai întâi, modul de constituire a garanţiei de participare. Cu atât mai mult cu cât nedepunerea la sediului autorităţii a scrisorii/ poliţei garanţiei de participare în original conduce la respingerea ofertei. A nu se uita şi menţionarea tuturor ofertanţilor, ofertanţilor asociaţi, subcontractanţilor ori terţilor susţinători.
În plus faţă de procedura off line, la on line, în prima şedinţă trebuie consemnată depunerea în SEAP a ofertelor cu semnătură electronică sau nu (acesta fiind un alt motiv de respingere a ofertelor).
Un alt element căruia trebuie să i se acorde o atenţie deosebită este legat de criteriul de atribuire.
Ordinul nr. 302/2006 atinge, explicit, doar problema „preţului cel mai scăzut”. Însă legiuitorul, prin menţiunea „elementele principale ale ofertei şi lista documentelor depuse”, a lăsat posibilitatea consemnării şi a celorlalte componente ale criteriului de atribuire, în cazul aplicării „ofertei cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”.
Asigurarea transparenţei procedurii este asigurată tocmai prin înscrierea tuturor factorilor de evaluare solicitaţi în documentaţia de atribuire şi ofertaţi de fiecare participant.
Tot la secţiunea „elementele principale ale ofertei şi lista documentelor depuse” ar trebui consemnată depunerea acelor înscrisuri solicitate în Fişa de date la „Modul de prezentare a propunerii tehnice” şi „Modul de prezentare a propunerii financiare”, cum ar fi: graficul fizic şi valoric, Organizarea Lucrărilor – Formular nr. X, Metodologia pentru realizarea lucrării – Formular nr. Y; Anexa la propunerea financiară.
Finalizând procesul verbal al şedinţei de deschidere, ajungem la etapa de analiză a ofertelor.
Comisia studiază documentele depuse de fiecare ofertant. Unde este cazul, solicită clarificări, completări ale documentelor prezentate de aceştia pentru demonstrarea îndeplinirii criteriilor de calificare, sau pentru demonstrarea conformităţii ofertei cu cerinţele solicitate.
Ordinul nr. 302/2011 nu face referire la întocmirea vreunui proces-verbal intermediar de evaluare (de altfel, chiar titlul documentului se referă doar la formularele standard ale Procesului-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor şi Raportului proceduri).
Însă, mergând pe firul logic la HG nr.925/2006, se constată stringenţa elaborării unui PV intermediar:
– comisia de evaluare are obligaţia de a stabili care sunt clarificările şi completările formale sau de confirmare, necesare pentru evaluarea fiecărei oferte, precum şi perioada de timp acordată pentru transmiterea clarificărilor;
– comisia de evaluare are obligaţia să întocmească înscrisuri prin care se formalizează deciziile adoptate în cadrul procesului de evaluare.
Uimitor este faptul că, în 2013, încă mai există achizitori, cu state vechi de plată în compartimentul omonim al autorităţii contractante, ce nu consemnează deciziile comisiei de evaluare în procese verbale.
Mai mult, uneori, preşedintele comisiei de evaluare decide singur, fără a se consulta cu toţi membrii comisiei. Să nu uităm de precizarea HG nr. 925/2006: „orice decizie a comisiei de evaluare trebuie să întrunească votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi”. Restul de 1/3 dintre membri dacă au păreri diferite, îşi vor prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o notă individuală, ce se va constitui în parte integrantă a dosarului achiziţiei.
În practică se mai întâlneşte şi cazul întocmirii unui proces verbal intermediar, în care sunt înscrise doar o parte din deciziile comisiei.
Exemplu: în PV s-a înscris numai „se va solicita de la ofertantul ABC SRL transmiterea certificatului contractului de lucrări”.
Din modul de expunere a problemei nu rezultă dacă e vorba de o clarificare sau completare formală, dacă se solicită un document lipsă, dacă se respectul tratamentul egal în raport cu ceilalţi ofertanţi, dacă nu cumva se creează un avantaj acelui ofertant. Nu se cunoaşte nici termenul de transmitere a răspunsului (stabilirea datei limită pentru primirea răspunsului reprezintă tot o decizie a întregii comisii).
Abia în adresa către ofertant, semnată de preşedintele comisiei, se regăsesc detaliile de mai sus, ceea ce poate fi interpretată ca hotărâre a unei singure persoane.
Concluzionând, orice decizie referitoare la evaluarea ofertelor se ia prin consultarea tuturor membrilor comisiei şi se consemnează într-un înscris, proces verbal, minută a şedinţei. Bineînţeles că acest document este semnat de toţi membrii echipei.
Continuarea in numărul următor
]]>
