Ec. Milica Ecaterina Dobrotă
Pentru a se asigura că executantul investiţiei poate realiza activităţile din caietul de sarcini la nivelul solicitat, autoritatea contractantă impune, de multe ori, drept cerinţă de calificare respectarea anumitor standarde (cum ar fi cel de asigurare a calităţii[1] şi a celui de protecţie a mediului[2].)
De exemplu, în fişa de date se poate regăsi următoarea precizare: „Ofertantul va face dovada că are implementat un sistem al calităţii la nivelul ISO 9001 sau echivalent, pentru activitaţi ce fac obiectul contractului. În dovedire, trebuie să se prezinte certificat ISO 9001 sau echivalent, valabil la data de depunere a ofertelor.”
Similar, funcţie de tipul şi obiectul contractului, se poate cere respectarea şi a altor tipuri de standarde: de protecţia mediului (ISO 14001); de management a informatiilor de securitate (ISO 27000); de management al sigurantei alimente (ISO 22000); dispozitive medicale (ISO 13485).
Întrucât ordonanţa este explicită doar în ce priveşte dreptul autorităţii de a solicita prezentarea certificatului aferent standardului de calitate şi a celui de mediu, orice exigenţă referitoare la alte standarde trebuie justificată, pentru a demonstra necesitatea şi nerestricţionarea accesului operatorilor la procedură.
Referirea incorectă, în documentaţia de atribuire, la un certificat ISO (International Organization for Standardization) poate atrage critici din partea operatorilor economici ,uneori, chiar şi corecţii financiare.
ISO fiind un standard englezesc, autoritatea contractantă nu trebuie să limiteze participarea la procedură a celor care au implementat alte tipuri de standarde dar echivalente (specifice altor ţări). În acest sens, o cerinţă nerestrictivă ar trebui să îmbrace forma „ISO 9001 sau echivalent”, dacă ne raportăm la mangementul calităţii.
Ce document poate prezenta operatorul economic care nu deţine un certificatul de atestare a implementării standardului solicitat, ISO 9001 sau echivalent?
În conformitate cu art. 193 din OUG nr.34 /2006: „În cazul în care operatorul economic nu deţine un certificat de calitate astfel cum este solicitat de autoritatea contractantă, aceasta din urmă are obligaţia de a accepta orice alte probe sau dovezi prezentate de operatorul economic respectiv, în măsura în care probele/dovezile prezentate confirmă asigurarea unui nivel corespunzător al calităţii.”
O dovadă ar putea fi raportul echipei de audit, prin care se demonstrează îndeplinirea cerinţelor specifice standardului.
Dar dacă ofertantul MP SRL prezintă, în loc de certificat, un set de proceduri proprii prin care face dovada respectării cerinţelor de calitate, poate fi sau nu considerată îndeplinită solicitarea?
La o primă impresie s-ar decide excluderea din procedură, pentru neîndeplinirea cerinţei. În motivare, comisia de evaluare ar scrie: „Dacă MP SRL ştia că nu deţine certificatul solicitat, ar fi trebuit să ceară o clarificare până la termenul limită de depunere a ofertei. Orice lămurire şi contestare a modului de îndeplinire a cerinţei, în etapa de evaluare, este tardivă.”
O astfel de abordare simplistă, fără înţelegerea rolulul ISO 9001, nu pare a fi în acord cu regulile din achiziţiile publice, din următoarele considerente.
Deţinerea unui certificat prinvind standardul de calitate atestă că operatorul economic respectă procedurile de sistem menţionate în manualul calităţii, propriu operatorului. În proceduri sunt descrise activităţile relevante ce trebuie parcurse pentru a se asigura corectitudinea si eficacitatea sistemului, în scopul de a garanta obţinerea rezultatelor la nivelul calitativ dorit.
Emiterea certificatului are loc doar după auditarea firmei, prin care se verifică respectarea procedurile impuse de standardul de management al calităţii.
În acest sens, echipa de audit se asigură că operatorul economică deţine o structură organizată (există organigramă, regulament intern, fişe de post pentru fiecare angajat etc- reguli, de altfel, impuse şi de legislaţia muncii); dacă activităţile sunt coordonate; dacă pentru operaţiunile derulate se păstrează înregistrările modului de desfăşurare; existenţa operaţiunilor de verificare a calităţii, a modului de satisfacere a clientului, de remediere a neconformităţilor etc.
Dacă toate acestea sunt îndeplinite, se acordă solicitantului certificatul prin care se face dovada că operatorul economic a implementat un sistem de management al calităţii la nivelul întregii sale companii, pentru activitatea relevantă.
În practică, sunt multe societăţi care, din nevoia de a avea un bun control al întregii companii, de a răspunde cât mai bine nevoilor clienţilor, şi-au implementat propriile proceduri de management al calităţii, dar fără a solicita un audit extern, în vederea certificării ISO 9001.
Documentele elaborate de aceştia dovedesc, fără niciun dubiu, că societatea aplică un sistem de control intern prin care se asigură un nivel corespunzător al calităţii.
Date fiind cele expuse mai sus, nu există niciun motiv de excludere din procedură a unui ofertant care a prezentat un manual al calităţii propriu, demonstrând asigurarea unui nivel corespunzător al calităţii.
O altă problemă, ce se poate întâlni în procesul de evaluare a ofertelor, e cea referitoare la îndeplinirea cerinţei ca activităţile înscrise în certificat să fie cele solicitate prin fişa de date: “sistem al calităţii la nivelul ISO 9001 sau echivalent, pentru activitaţi ce fac obiectul contractului.”
Răsfoind anunţurile publicate în SEAP, se observă o multitudine de denumiri date obiectului contractului: reabilitare drumuri; extindere reţea canalizare; lucrări tâmplărie lemn; lucrări tâmplărie PVC; închidere depozite deşeuri; lucrări în domeniul funciar, lucrări de sudură etc.
Pornind de la cerinţa din fişa de date, comisia de evaluare va analiza certificatul prin prisma identificării activităţii similare cu cea a obiectului contractului.
De exemplu, dacă obiectul contractului este „lucrări tâmplărie aluminiu” iar în certificat se regăseşte doar „lucrări tâmplărie PVC”, comisia ar fi tentată să elimine din competiţie ofertantul.
O astel de conduită pare a excede cadrul legislaţiei în vigoare şi, totodată, scopul pentru care a fost inclus filtru standardului de management.
Aşa cum am prezentat anterior, o certificare de tip ISO 9001 se acordă ca probă de implementare a unui sistem de management al calităţii, pentru domeniul relevant de activitate al ofertantului.
Astfel, operatorul economic, respectă standardul de management, indiferent dacă el face lucrări din tâmplărie de aluminiu, PVC ori lemn. Procesele de sistem înscrise în manualul calităţii nu sunt şi nici nu ar putea fi individualizate pe cele trei tipuri de materiale.
O excludere din procedură pentru un astfel de motiv a determinat societăţile ca, la apariţia unei licitaţii cu o nouă denumire de obiect, aceştia să solicite emiterea unui nou certificat în care să fie înscrisă şi activitatea specifică procedurii (deci încă o cheltuială).
În opinia mea, consider restrictivă cerinţa de raportare a activităţilor din certificat la obiectul contractului, obligând operatorii la costuri suplimentare de „actualizare” a documentului.
În spiritul respectării principiilor, o evaluare justă ar fi cea de analiză a îndeplinirii cerinţei prin referire la domeniul general de activitate al ofertantului. De exemplu: dacă obiectul contractului ar fi „Lucrări refacere reţea de canalizare” ori „Lucrări asfaltare străzi”, comisia ar trebui să accepte domeniul generic „Lucrări de construcţii”. În niciun caz să respingă pe motivul că nu deţine certificat şi pentru „asfaltare străzi”.
Încă un motiv de excludere, ce se poate întâlni în evaluare, este legat de valabilitatea certificării. Pentru executarea contractului, autoritatea e interesată de ofertanţi autorizaţi/certificaţi. Prezentarea unui certificat expirat, nici măcar fără o reauditare în curs, constituie un motiv de excludere.
Dar dacă certificatul expiră în perioada de evaluare a ofertelor, operatul trebuie eliminat sau nu din procedură? În conformitate cu prevederile fişei de date, certificatul era în termen de valabilitate la data depunerii ofertei. Comisia ar trebui să-i ceară clarificări în acest sens, respingerea fiind neîntemeiată.
Alte regulile de utilizare a cerinţei privind standardul de management de calitate (aplicabile şi pentru celelalte tipuri de standarde) sunt înscrise în OUG nr. 34/2006 şi detaliate în Ordinul ANRMAP nr. 509/2011:
-
asociatul/subcontractantul trebuie să îndeplinească cerinţa pentru partea sa de implicare;
-
interdicţia solicitării respectării standardului de către producătorul/distribuitorul ce nu are calitatea de ofertant;
-
nu e permisă susţinerea acestei cerinţe, certificatul nefiind o resursă transferabilă[3].